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Standard-Layoutelemente
Die folgenden Elemente (hier in der
Listenansicht dargestellt) gehören
normalerweise zu allen Bearbeitungslayouts.
Der einheitliche »Rahmen« der Layouts
erleichtert dem Anwender die Orientierung.
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eine
vergrößerte
Abbildung)
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- Im dunkelblauen Kasten wird der Name der
aktuellen Datei bzw. der Tabelle gezeigt.
Er dient gleichzeitig als Taste, mit der der
Anwender zum Starter wechseln kann.
- Hiermit wird ein Fenster geöffnet, das
eine Menge Systeminformationen über den
aktuellen
Datensatz, die Datei, die Programm- und
Betriebssystemversion und die Hardware
enthält.
- Damit der Anwender auf einen Blick sieht,
welcher Datensatz aufgerufen ist, stehen hier
einige charakteristische Informationen.
- Gedruckt wird grundsätzlich nicht
über den Menübefehl
Ablage
 Drucken
bzw. DateiDrucken,
sondern über einen eigenen »Druckdialog«,
in dem zusätzliche Funktionen angeboten
werden.
- Hier zeigt das Programm, welcher Mitarbeiter
eingeloggt ist. Zusätzliche
Status-Informationen
können über die
»Voreinstellungen« hinzugefügt
werden.
- Durch einen Mausklick auf die Lupentaste
gelangt der Anwender in die zuletzt benutzte
Detailansicht. An der gleichen Position in der
Detailansicht befindet sich eine Taste, die
zurück zur Liste führt. Das
erleichtert den Wechsel zwischen Listen- und
Detailansicht.
- Blaue Spaltenbezeichnungen sind ebenfalls
Tasten: Durch einen Mausklick darauf werden die
Daten nach dem jeweiligen Spalterwert
sortiert.
- Diese Tastenleiste gehört zur
Standardausstattung aller Bearbeitungslayouts
(Listenlayouts und Detailansichten). Damit kann
der Anwender in fast allen Fällen auf die
Benutzung der Menüleiste ganz
verzichten.
- Mit der [L]-Taste kann der
betreffende Datensatz gelöscht werden –
sofern es die Berechtigung des eingeloggten
Mitarbeiters und das Sperrkennzeichen
des Datensatzes zulässt.
- Farbige »Lampen« informieren den
Anwender über den Status des Datensatzes.
Die Anzahl der Stati (und Farben) und die
Bezeichnungen hängen von der Anwendung ab.
Sie können z.B. so aussehen:
- bei Kunden: aktiv /
inaktiv
- bei Projekten: offen /
in Arbeit / erledigt
- bei Rechnungen: offen /
fällig / gemahnt /
gebucht / storniert usw.
Der Dialog
»Drucken«
Ausdrucke – egal ob Adresslisten,
Serienbriefe, Rechnungen, Etiketten usw. –
werden grundsätzlich nicht über den
Menübefehl AblageDrucken
(Mac) bzw. DateiDrucken
(Win) gestartet. In jeder Datei gibt es dafür
einen eigenen »Druckdialog«, der
über die Taste Drucken in der blauen
Tastenleiste aufgerufen werden kann. Hier findet
der Anwender die vorbereiteten Druckroutinen
aufgelistet:
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Abbildung)
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- Jeder Ausdruck kann wahlweise auf dem
Drucker oder auf dem Bildschirm ausgegeben
werden.
- Für alle Ausdrucke gibt es in diesem
»Druckdialog« eine eigene Taste. Je
nach Art des Ausdrucks werden entweder die vom
Anwender selektierten Daten in der aktuellen
Sortierung gedruckt oder das Programm
übernimmt automatisch Selektion und/oder
Sortierung. (So werden z.B. für den
»Zeitplan« automatisch alle
Datensätze ab heute selektiert.)
In manchen Fällen kann der
»Standard-Druckdialog« um weitere
Optionen oder Einstellungsmöglichkeiten
ergänzt werden, wie in beiden folgenden
Punkten:
- Bei den beiden »Buchungslisten«
kann der Anwender mit Hilfe eines
Popup-Menüs die zu druckenden Daten
festlegen;
- bei der »Auswertung« wird der
Zeitraum per Eingabe definiert.
- Weil das Geschäftspapier des Anwenders
als Grafik in der Datenbank hinterlegt ist, kann
FileMaker durch einfaches Anklicken dieses
Optionsfeldes dazu veranlasst werden, das
Firmenlogo und die übrigen Elemente des
Geschäftspapiers mit auszugeben. Das ist
besonders praktisch, wenn ein Formular
(Auftragsbestätigung, Rechnung usw.) nicht
auf dem Drucker ausgegeben, sondern als PDF
gespeichert und per E-Mail weitergeleitet werden
soll. Das Zeichen links erinnert den Anwender an
das zu verwendende Papier (Geschäfts- oder
Blankopapier).
- Im Kopfteil von Listen gibt es in der Regel
ein Textfeld für freie Bemerkungen. Hier
kann zum Beispiel vor dem Druck eingegeben
werden, für welche Kollegen der Ausdruck
bestimmt ist, welche Daten dafür selektiert
wurden usw.
Die Taste
»Suchen«
Mit dieser Taste (die Sie in der
»Standard-Tastenleiste« in
jedem
Bearbeitungslayout finden –
siehe
oben)
wechselt der Anwender in den
Suchen-Modus, um Daten selektieren
zu können.
Eigentlich reicht dafür der
Scriptbefehl
Suchenmodus aktivieren. In
meinen
Datenbanken ist diese Taste mit einem
fast 50 Zeilen umfassenden Script
belegt, das die Suche wesentlich
sicherer
und komfortabler macht.
Noch aufwändiger (mit drei
Teilscripts)
ist das Scripts »Layoutwechsel«,
das
nicht nur schlicht Gehe zu
Layout []
enthält, sondern den aktuellen
Daten-
satz prüft, den Statusbereich je
nach
Bedarf ein- oder ausblendet, die
Fenster-
größe einstellt usw.
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Eingabehilfe für
Zeitfelder
FileMaker lässt Zeitangaben eigentlich nur
mit einem Doppelpunkt als Trennzeichen zwischen
Stunden und Minuten zu: Die Uhrzeit »viertel
nach zwölf« muss also in der Form
12:15 erfasst werden. Das finde ich sehr
umständlich, weil der Doppelpunkt nicht im
Ziffernblock enthalten ist und nur in Kombination
mit der Umschalttaste eingegeben werden kann.
Meine Datenbanken sind »toleranter als
FileMaker erlaubt«: Hier können Sie auch
mit einem
Komma als Trenner arbeiten – oder Stunden und
Minuten ganz ohne Trennzeichen eingeben.
Eingabehilfe für
Datumsfelder
Mit der Sternchentaste 
neben einem Datumsfeld hat der Anwender die
Möglichkeit, sich einen Kalender einzublenden.
Hier kann er bequem in den Monaten und Jahren
blättern; der gewünschte Termin wird per
Mausklick in das Datumsfeld übertragen.
Eingabehilfe mit
»Werteliste«
Auch neben Textfeldern kann die Taste
erscheinen, zum Beispiel neben dem Feld
Artikel-Nr., neben dem
Sachbearbeiter-Kürzel, der
Textbaustein-Nr. oder wie hier neben der
Kartenart.
Der Anwender kann das Feld per Tastatur
ausfüllen –
oder er kann sich eine Art »erweiterte
Werteliste« einblenden lassen, in der er den
gewünschten Begriff per Mausklick
auswählt.
Der Vorteil: In »echten« Wertelisten
können nur der Schlüsselbegriff und
maximal ein weiteres Feld gezeigt werden; hier
können beliebig viele Informationen gezeigt
werden. Die Daten können (per Mausklick auf
die blauen Spaltenbezeichnungen) sortiert werden.
Bei Bedarf kann diese »Auswahlfunktion«
beispielsweise um eine Suchfunktion erweitert
werden.
Datenssatz-Sperre
Jeder einzelne Datensatz kann ganz einfach vor
dem Löschen oder vor Veränderungen
geschützt werden. Dazu muss nur ein
Kennzeichen verändert werden
– entweder von
Hand oder automatisch. Der Status wird durch ein
Schloss-Symbol rechts oben im Layout dargestellt.
(Das Feld »Sperre« ist normalerweise im
Layout nicht sichtbar.)
leer
0
1
2
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= kein Symbol sichtbar
= Schloss ist offen
= Schloss ist geschlossen
= doppeltes Schloss
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= die Sperrfunkion ist deaktiviert;
= der Datensatz kann verändert und
gelöscht werden;
= der Datensatz kann nicht gelöscht
werden;
= der Datensatz kann nicht verändert
werden.
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